Buďte pány svého času – plánujte ho

Buďte pány svého času – plánujte ho

Také znáte tu větu „mám toho prostě moc“? Jistě vás napadlo, že se tento problém týká hlavně vrcholových manažerů a lidí s náročnou profesí. Není tomu tak! Plánovat svůj čas, a to efektivně, neumíme ani my, „obyčejní smrtelníci“. Někdy se skutečně sejde mnoho povinností, před kterými nelze utéct. Mnohdy si ale tento stav přivodíme my sami, a to špatnou organizací času a úkolů. Ale nebojte se, existuje jednoduchý návod, jak si efektivně zorganizovat své povinnosti a utéct tak zlodějům vašeho času. Seznamte se s jednoduchými metodami „time managementu“!

Určete si, co má přednost

Bez stanovení si priorit byste totiž svou snahu o lepší osobní time management mohli rovnou zabalit. K tomu, abyste jasně určili, co je ve vašem životě nejdůležitější, můžete vycházet například ze svého hodnotového žebříčku. A pokud už víte, co od života chcete, stačí si rozvrhnout jednotlivé úkony do čtyřech základních skupin. Důležité termíny a krizové situace si zařaďte do skupiny „naléhavé a důležité“. Do druhé skupiny s titulem „nenaléhavé, ale důležité“ by měly patřit činnosti, jako je kvalitní odpočinek, rodina nebo společenské události. „Naléhavé a nedůležité“ úkoly, jako jsou neefektivní setkávání nebo nedůležité telefonáty, by měly tvořit cca 65 % všech úkonů za den. Existuje ještě čtvrtá skupina úkonů s názvem „nenaléhavé a nedůležité“, kterým byste se během dne měli vyhnout úplně. Patří sem například nekvalitní odpočinek nebo poflakování.

Dosahujte hlavního cíle postupně

Jestliže jste si zvládli stanovit priority a to, co od života chcete, pak můžete přejít k dalšímu kroku, lépe řečeno krokům. Máte-li nějaký svůj hlavní cíl, vytvořte si další dílčí cíle, skrz které se k němu dostanete. V praxi to funguje asi takto: vaším hlavním cílem je například naučit se plynule konverzovat v cizím jazyce. K tomu ovšem potřebujete zvládnout několik lekcí v učebnici, nějaký ten kurz a doplnit si slovní zásobu. Všechny tyto úkoly se dají zvládat postupně. Pokud tak učiníte, zaručeně se budete o dost méně stresovat, než kdybyste vše chtěli stihnout najednou.

Víte, kdy jste nejvíce aktivní?

S rozvrhem úkolů během dne úzce souvisí i vaše křivka aktivity. Tím chceme říct, že každý z nás je více nebo méně aktivní v různou denní dobu. Někdo je ranní ptáče a je nejvíce aktivní dopoledne. Jiný je spíše noční sova a produktivní bývá až v průběhu večera. Víte-li, kdy bývá vaše křivka aktivity na vrcholu, naplánujte si ty nejdůležitější úkoly na tento čas. Nejen, že je potom zvládnete rychleji, ale také budete ve větší psychické pohodě. Budete totiž vědět, kdy vás čeká ta nejdůležitější práce, a lépe se na ni budete koncentrovat

Neprokrastinujte!

Slovo prokrastinace slyšíme snad ze všech různých směrů. Píší se o ní knihy a existuje spousta rad na internetu, jak se jí vyhnout. V podstatě se jedná o chorobné odkládání důležitých úkolů na jindy – nejlépe na poslední chvíli. Z toho pak pramení stres, nátlak, pocity viny a nervozita, že úkol nestihnete do deadlinu. Skoncovat s prokrastinací přitom není nic příliš složitého, stačí se vyhnout těm největším požíračům času. Patří mezi ně například bezcílné surfování na internetu a prohlížení sociálních sítí, tlachání s kolegy v práci nebo záměrně dlouhé přestávky.

Občasná pauza a umění říct NE!

Není přestávka jako přestávka. Náš mozek se nevydrží plně soustředit dlouhodobě, což rozhodně nepřidává na efektivitě a ovlivňuje množství práce, kterou za den odbavíte. Lepší, než jedna dlouhá přestávka v rámci osmihodinové pracovní doby jsou přestávky menší, během nichž se nejen váš mozek, ale i vy hodíte do pohody. Když cítíte, že potřebujete oddych, dopřejte si ho. Jděte se na deset minut projít do parku, udělejte si kávu nebo si pusťte vaši oblíbenou písničku a relaxujte. Snažte se tento přístup uplatnit i na množství práce, které je na vás uvaleno. Věřte, že mnohdy opravdu nemusíte dělat některé věci nad rámec své pracovní doby, nebo ještě hůř, svých sil. Prostě řekněte svůj názor, řekněte NE a buďte asertivní ke svému okolí. Uvidíte, že nakonec sklidíte sladké ovoce.